Deposito telematico memoria 183, numero di R.G. errato: no a remissione in termini

Il Tribunale di Torino con ordinanza dell' 11 giugno 2015 si pronuncia negativamente, sulla richiesta di rimessione in termini avanzata da una delle parti del processo, per aver depositato la seconda memoria ex art. 183 c.p.c. per via telematica con un numero di R.G. diverso da quello corretto.

Ancora una volta è il Tribunale di Torino a pronunciarsi, negativamente, sulla richiesta di rimessione in termini avanzata da una delle parti del processo, per aver depositato la seconda memoria ex art. 183 c.p.c. per via telematica con un numero di R.G. diverso da quello corretto.

Infatti, con ordinanza 26 agosto 2014, il medesimo Tribunale aveva già respinto istanza di remissione in termini sempre in relazione ad una memoria istruttoria ex art. 183 c. 6 n. 2 c.p.c. inviata, in questo caso, telematicamente 3 giorni prima della scadenza del termine il cui deposito, però, veniva rifiutato dalla cancelleria, per erroneità nell'indicazione del ruolo della causa, dopo 5 giorni dall’invio e, quindi, successivamente allo scadere del termine ex art. 183 c. 6 n. 2 c.p.c.

Il Collega depositava istanza di rimessione in termini, deducendo che:

1) l’invio telematico dell’atto era stato effettuato tre giorni prima della scadenza del termine per il deposito;

2) la cancelleria, solo decorsi 5 giorni dall’invio, aveva tardivamente “lavorato” e rifiutato il deposito;

3) la decadenza verificatasi quindi, per causa non imputabile all’istante avendo lo stesso avuto contezza del mancato deposito a termine già scaduto per il deposito della memoria, giustificava la richiesta di rimessione in termine ex art. 153 comma secondo c.p.c..

Il Tribunale di Torino, con decisione assolutamente non condivisibile, deduceva che il deposito "è stato rifiutato a causa di un'anomalia non risolvibile, di guisa che non vi sono elementi per ritenere che tale rifiuto, e con esso la conseguente decadenza, siano riconducibili a cause estranee alla ricorrente (che peraltro ha dichiarato che il rifiuto sarebbe da addebitare ad un errore nell'indicazione del numero del ruolo generale della causa, dunque imputabile alla ricorrente medesima)" e conseguentemente rigettava la richiesta di rimessione in termini non ritenendo sussistenti i requisiti richiesti dall'art. 153 c. 2 c.p.c..

L’ordinanza del Tribunale di Torino del 26 agosto 2014 non appare condivisibile in quanto, nel caso di specie, se la cancelleria avesse “lavorato” tempestivamente il deposito, il Collega avrebbe avuto la possibilità di procedere ad nuovo e corretto deposito prima della scadenza del termini.

Passiamo ora ad esaminare l’ordinanza del Tribunale di Torino dell’ 11 giugno 2015.

Il deposito veniva effettuato per via telematica in data venerdì 30 gennaio 2015 con un numero di R.G. diverso da quello corretto, causa di errore del mittente, nella preparazione della relativa “busta telematica” il quale, nell’inserimento dei dati richiesti, non indicava esattamente il numero di ruolo del procedimento compilando quindi, erroneamente, il file DatiAtto.xml; per tale motivo, il deposito veniva rifiutato dalla cancelleria in data lunedì 2 febbraio 2015 e nuovamente eseguito, questa volta con corretto numero di R.G. lo stesso giorno, ma intempestivamente, considerato che il termine per il deposito della citata memoria scadeva il 30.1.2015.

In merito alla richiesta di rimessione in termini, il Giudicante ritiene di non poterla accoglierla, deducendo che:

1) “il file DatiAtto.xml deve corredare l’atto da depositare e contenere “le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo” (art. 12 delle Specifiche tecniche emanate dal Ministero della Giustizia con decreto 16.4.2014), ivi compresi dunque numero di ruolo generale e parti”.

Tale deduzione è condivisibile anche se il Giudicante omette di rilevare e precisare  che l’art. 16 bis del DL 179/12, convertito con modificazioni dalla L. 17.12.2012 n. 221, dal DL 90/14 e dalla relativa legge di conversione n. 114/14 e, da ultimo, dal DL 83/2015, prevede espressamente che “il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori … ha luogo esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici”;

la normativa regolamentare a cui fa riferimento l’art. 16 bis DL 179/12 è il DM 44/11 nonché le connesse specifiche tecniche richiamate dall’art. 34 del citato DM, da ultimo modificate a seguito della pubblicazione, in data 30 aprile 2014, del provvedimento del 16 aprile 2014 che ha sostituito quello emanato nel luglio 2011.

L’art. 12 comma 1 lettera e) delle specifiche tecniche vigenti dispone, che “L’atto del processo in forma di documento informatico, da depositare telematicamente all’ufficio giudiziario, rispetta i seguenti requisiti: [omissis] è corredato da un file in formato XML, che contiene le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo, e che rispetta gli XSD riportati nell’Allegato 5; esso è denominato DatiAtto.xml ed è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata”.

E’ a dir poco pacifico che la tipologia di atto depositata (seconda memoria 183 c.p.c.) sia qualificabile quale “atto successivo” e, come tale, è fuor di dubbio che il file DatiAtto.xml debba obbligatoriamente contenere (l’esatto) numero di ruolo del procedimento essendo l’indicazione di tale dato (unitamente a quello identificativo dell’anno, dell’ufficio e del ruolo) indispensabile affinchè il sistema informatico possa collocarlo, in maniera corretta, nell’unico fascicolo corrispondente al procedimento cui l’atto si riferisce.

2) “Il deposito di un atto processuale in un fascicolo non pertinente è affetto da nullità perché mancante dei requisiti indispensabili al raggiungimento dello scopo (art. 156 cpv. c.p.c.). Il deposito in cancelleria ha infatti la funzione di comunicare la memoria alla controparte (art. 170 co. 4 c.p.c.), oltre che al giudice. Questa funzione viene del tutto a mancare se l’atto non può essere reso accessibile nel pertinente fascicolo telematico perché indirizzato altrove”.

A prescindere dalla correttezza o meno di quanto affermato dal Giudicante, essendo prevalenti e dirimenti, sulla questione, le deduzioni di cui al precedente punto, appare altresì chiaro e inconfutabile che la memoria, per errore del mittente, non sia stata depositata prima della scadenza del termine fissato e quindi tempestivamente, con ciò impedendo, alla controparte e al Giudicante, di averne la disponibilità entro la scadenza del termine.     

Impossibile però non rilevare come in realtà, nel caso di specie, nessun atto processuale sia stato depositato in un fascicolo non pertinente in quanto, dalla lettura dell’ordinanza, si rileva che il primo deposito telematico non si è perfezionato, essendo stato rifiutato dal cancelliere e che il secondo deposito, fuori termine e quindi intempestivo, è stato effettuato nel fascicolo giusto.

Evidenzio a tal proposito che, ancora una volta, il cancelliere ha deciso, senza che (nel caso di specie) nessuna norma lo consenta, di “indossare la toga” del Giudicante e di sostituirsi a questo rifiutando il deposito dell’atto e impedendo, quindi, che lo stesso potesse giungere al magistrato unico soggetto, quest’ultimo, legittimato a pronunciarsi in merito a quanto accaduto.

Ciò, nonostante il contenuto del punto 7) della circolare del 28 ottobre 2014 (Adempimenti di cancelleria conseguenti all'entrata in vigore degli obblighi di cui agli artt. 16 bis e sgg. d.l. 179/2012 e 90/2014:

Punto 7. Anomalie del deposito eseguito mediante invio telematico

L'art. 14 del provvedimento 16 aprile 2014 del Responsabile DGSIA (Specifiche tecniche di cui all’art. 34 DM 44/2011) prevede che, all'esito della trasmissione ad un ufficio giudiziario di un atto o documento processuale, il gestore dei servizi telematici esegua automaticamente taluni controlli formali sulla c.d. Busta ricevuta dal sistema. Le possibili anomalie riscontrabili sono riconducibili a tre categorie : WARN, ERROR e FATAL.

Errori appartenenti alle prime due categorie consentono alla cancelleria di forzare l'accettazione del deposito. Errori appartenenti alla terza categoria, viceversa, inibiscono materialmente l'accettazione, e, dunque, l'entrata dell'atto/documento nel fascicolo processuale.

Le cancellerie, in presenza di anomalie del tipo WARN o ERROR, dovranno sempre accettare il deposito, avendo cura, tuttavia, di segnalare al giudicante ogni informazione utile in ordine all'anomalia riscontrata. A tal fine è fortemente auspicabile che i capi di ciascun ufficio e i dirigenti di cancelleria concordino tra loro modalità di segnalazione degli errori il più possibile efficaci e complete.

E’ evidente come, nel caso in esame, il cancelliere, del tutto arbitrariamente e illegittimamente, abbia rifiutato il deposito pur non avendo riscontrato e rilevato, nessuna anomalia riconducibile alla categoria FATAL tale da giustificarne il deposito.

Più di un Collega, probabilmente, non condividerà la decisione del Tribunale di Torino, la quale, confermando, come visto, altra giurisprudenza del medesimo Ufficio (quella si, censurabile), impone quindi la massima attenzione nel predisporre, ai fini del deposito telematico, la relativa “busta” avendo cura di inserire, correttamente, tutti i dati richiesti; si dirà, ad esempio, che nel deposito cartaceo, probabilmente, il problema si sarebbe potuto superare dimenticando però che, da una attenta lettura degli esiti di controllo automatici rilasciati dal sistema informatico del Ministero con la terza ricevuta PEC, anche nel caso in esame poteva essere evitata l’intempestività del deposito della memoria posto che:

- la terza ricevuta PEC (esiti dei controlli automatici del deposito) contiene al suo interno il file “postacert.eml”; aprendo tale file è possibile leggerne il contenuto e quindi rilevare eventuali anomalie riscontrate, automaticamente, dal software del Ministero.

Nel caso in esame, sicuramente, il contenuto del file “postacert.eml” era il seguente:

Codice esito: -1

Descrizione esito:

Numero di ruolo non valido: Il mittente non ha accesso al fascicolo. Sono necessarie verifiche da parte della cancelleria

Effettuato un deposito, ove gli esiti dei controlli automatici rilasciassero l’informazione sopra trascritta, ciò significherebbe che il deposito inoltrato è stato destinato ad un fascicolo processuale nel quale, il depositante, ancora non è parte; nessun problema se il deposito fosse relativo ad una costituzione in giudizio ma se, come nel caso del quale ci stiamo occupando, il mittente fosse già parte del processo in quanto già regolarmente costituito, dalla lettura dell’informazione sopra trascritta e presente nel file allegato alla terza ricevuta PEC, dovrebbe immediatamente ipotizzare l’errata immissione del numero di ruolo o dell’anno o dell’ufficio o del ruolo, nella fase di predisposizione del deposito telematico.

Dalla lettura dell’ordinanza, invero, non si evince quando il depositante abbia ricevuto la terza PEC anche se, di solito, la stessa giunge (in assenza di problemi del sistema informatico del Ministero) a brevissima distanza di tempo dall’inoltro del deposito e dalla ricezione delle prime due ricevute (accettazione e consegna); il Collega quindi, pur avendo depositato il giorno stesso della scadenza del termine, considerando che il deposito è tempestivamente effettuato se la seconda ricevuta (consegna) giunge entro la fine giorno di scadenza (23.59), dalla lettura della terza PEC avrebbe potuto rilevare l’anomalia del deposito effettuato (numero di ruolo non valido) e provvedere immediatamente ad un nuovo e tempestivo deposito ancor prima di ricevere la quarta PEC con la quale la cancelleria lo informava del rifiuto.

La conoscenza degli strumenti hardware e software a nostra disposizione non solo, da una parte, consentirebbe di utilizzare al meglio la tecnologia e migliorare la qualità del lavoro ma, dall’altra, anche di evitare il verificarsi di errori dai quali potrebbero originarsi conseguenze simili a quelle oggetto dell’ordinanza in commento; i redattori forniti dalle software house consentono, infatti, di importare sul nostro sistema informatico tutti i fascicoli presenti nei diversi uffici giudiziari nei quali già siamo regolarmente costituiti. Utilizzando questa funzione, i dati generali del fascicolo (il numero di ruolo del procedimento, quello identificativo dell’anno, dell’ufficio e del ruolo, le parti) sarebbero non solo già disponibili per effettuare un nuovo deposito (senza doverli, quindi, inserire manualmente) ma, soprattutto, completi in quanto importati automaticamente dal fascicolo presente nel SICID e nel SIECIC di quel determinato ufficio giudiziario e pronti per alimentare, in maniera corretta, il file DatiAtto.xml che, ricordo, deve corredare l’atto da depositare e contenere “le informazioni strutturate nonché tutte le informazioni della nota di iscrizione a ruolo” (art. 12 delle Specifiche tecniche emanate dal Ministero della Giustizia con decreto 16.4.2014).

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