Videosorveglianza, recenti orientamenti in tema di conservazione delle immagini registrate

Il tema relativo ai termini di conservazione delle immagini registrate dagli impianti di videosorveglianza ha assunto un'importanza sempre maggiore nell'ambito della corretta gestione tecnica e giuridica di tali apparati, anche a fronte delle evoluzioni tecnologiche che consentono riprese sempre più dettagliate e delle necessità delle aziende. In tale contesto, il Garante per la Protezione dei Dati Personali, sin dall'aprile 2010, ha emanato un apposito Provvedimento di carattere generale in materia di videosorveglianza ( doc. web n. 1712680) che individua i principali adempimenti in capo alle aziende fra i quali:
(i) l'obbligo di informare, con appositi cartelli visibili e comprensibili, i soggetti che si trovano a transitare in un'area aziendale soggetta a tale controllo;
(ii) la specifica designazione scritta degli incaricati preposti a gestire le immagini;
(iii) la protezione delle immagini con idonee e preventive misure di sicurezza finalizzate a ridurre al minimo i rischi di accesso non autorizzato e/o di trattamento non conforme;
(iv) il rispetto delle disposizioni in materia di tempi di conservazione delle immagini.
Su questo ultimo aspetto il Provvedimento a carattere generale stabilisce che le immagini debbano essere conservate per il tempo strettamente necessario per le ragioni di sicurezza e, comunque, per un massimo di 24 ore successive alla rilevazione. Solo nel caso in cui l'azienda svolga attività particolarmente rischiose è ammesso un tempo di conservazione maggiore, comunque non superiore alla settimana e ciò al fine di tutelare interessi ritenuti meritevoli di una maggior difesa, quali la sicurezza e l'incolumità pubblica. Tuttavia sono intervenute diverse pronunce dell'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, finalizzate ad autorizzare detta conservazione per tempi prolungati, poiché la regolamentazione adottata in materia consente ai soggetti interessati di attivare una specifica procedura, con richiesta preliminare al Garante, per ottenere l'autorizzazione ad un allungamento dei tempi di conservazione, sulla base di specifiche ragioni da dettagliare, fermo restando il rispetto di tutte le altre prescrizioni.
Al riguardo, la più recente determinazione dell'Autorità Garante è quella del 07 aprile 2016 (doc. web n. 5063704), in relazione ad una richiesta preliminare (ai sensi dell'art. 17 del Codice della Privacy) presentata da due Società che operano nel settore delle cosiddette video lottery e cioè attività di raccolta di gioco a mezzo di apparecchiature video terminali.
Dette aziende hanno motivato la richiesta con la necessità di salvaguardare il patrimonio aziendale da possibili atti illeciti e facilitare il compito dell'Autorità di Polizia nelle indagini finalizzate alla identificazione dei responsabili. Le due imprese, dopo aver dichiarato che talune loro sale da gioco avevano subito azioni criminose, hanno precisato che l'accertamento di determinati illeciti (in particolare la contestazione di ammanchi di denaro) potrebbe avvenire solo a fonte di complesse attività di controllo, articolate in diverse fasi e mirate, specificatamente, al conteggio del denaro raccolto ed effettuate tenendo conto sia delle esigenze di economicità di gestione sia dei tempi tecnici necessari per la disamina delle registrazioni ed il controllo delle centinaia di macchine installate.
Da qui la necessità di un' autorizzazione per conservare le immagini per un periodo superiore alla settimana. Peraltro le istanti aveva anche rappresentato l'esistenza di accordi sindacali al riguardo, con le rappresentanze aziendali. L'Autorità Garante, effettuata l'istruttoria, ha ritenuto legittima la richiesta di allungamento dei tempi di conservazione sino a 15 giorni, considerando non solo l'esistenza di un'obiettiva esigenza di tutela del patrimonio aziendale che può essere perseguita solo effettuando controlli sul denaro e sulle apparecchiature presenti in sala ove vengono effettuate le giocate, ma anche la necessità di soddisfare le frequenti richieste delle Autorità inquirenti di messa a disposizione delle immagini (richieste che non potrebbero essere soddisfatte in presenza di termini di cancellazione stringenti). Pertanto la domanda di allungamento dei tempi fino ai 15 giorni è stata ritenuta conforme ai principi di necessità e proporzionalità. Si tratta, peraltro, di determinazione conforme ad una precedente assunta in analogo settore, nel dicembre 2013 (doc web 2914191).
Sempre in argomento è significativa la richiesta presentata da una delle più importanti aziende che operano nel settore dei servizi di lusso, con un prestigioso marchio italiano che contraddistingue gioielli, orologi, accessori, profumi e prodotti cosmetici e con attività di commercializzazione attraverso boutique di proprietà. Ebbene tale azienda - sul presupposto che: (i) l'effettiva consistenza dello stock di prodotti viene verificato attraverso attività inventariale con cadenza semestrale; (ii) nelle boutique sono presenti migliaia di pezzi, la maggior parte di piccole dimensioni (con la conseguenza con l'eventuale ammanco difficilmente potrebbe essere verificato nell'immediatezza ma solo a distanza di tempo in coincidenza con l'inventario); (iii) il trend di furti nelle gioiellerie è risultato in aumento - ha chiesto l'autorizzazione alla conservazione delle immagini per il periodo un anno, stante l'esigenza di rafforzare il livello di tutela dei beni aziendali, nonché dell' incolumità del personale e della clientela. A fronte di tale istanza per un significativo, notevole incremento del termine di conservazione dei dati, l'Autorità Garante - con determinazione del 25 giugno 2015 (doc. web. 4173504) - ha accolto parzialmente la richiesta, ammettendo la conservazione fino a 7 mesi delle riprese acquisite dalla società mediante l'uso dei sistemi di videosorveglianza in uso.
Maggiore perplessità desta una precedente determinazione del novembre 2011, con cui la medesima Autorità ha accolto una richiesta di proroga dei tempi di conservazione delle immagini sino a 24 mesi, avanzata da una azienda produttrice di componenti meccanici di elevata precisione. L'istanza era stata giustificata con la necessità di mantenere i filmati per il tempo necessario per scoprire eventuali sabotaggi dei prodotti, a fronte di episodi verificatisi e denunciati in passato. In tal caso il provvedimento che ha autorizzato la conservazione per due anni, ha stabilito che i filmati potevano, tuttavia, essere utilizzati esclusivamente per l'accertamento di possibili atti di sabotaggio.
Si potrebbe continuare nell'elencazione di provvedimenti in materia; tuttavia da tale pur sintetica panoramica emerge che, in presenza di situazioni di tutela ormai ritenute indispensabili, anche in considerazione delle trasformazioni tecnologiche delle attività e dei sistemi di rilevamento, è riconosciuta con una maggior di ampiezza la possibilità di ottenere provvedimenti in deroga alle stringenti disposizioni di carattere generale in materia tempi di conservazione delle immagini videoregistrate. Tutto ciò – in ogni caso – dovrebbe essere monitorato con attenzione al fine di non dar luogo a situazioni invasive e, soprattutto, affinchè non si trasformi in regola generale ciò che oggi costituisce un' eccezione alle citate disposizioni limitative.

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