Processo amministrativo telematico: le notifiche tramite PEC

Il 21 marzo 2016, è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 67, il decreto 16 febbraio 2016, n. 40 del Presidente del Consiglio dei Ministri, contenente le regole e specifiche tecniche per l’attuazione del processo amministrativo telematico (PAT).
Il DPCM 40/2016 è entrato in vigore il 5 aprile 2016 ma, la maggior parte delle norme in esso contenute saranno applicabili solo dal 1 luglio 2016 e quindi dalla data in cui sarà operativo a tutti gli effetti il processo amministrativo telematico; sarà un processo interamente telematico nel quale tutti i protagonisti, anche le parti private, dovranno depositare i loro atti telematicamente.
In considerazione dell’ormai prossimo avvio del processo amministrativo telematico, da questa settimana verranno pubblicati una serie di “speciali” sul PAT nei quali verranno spiegate, argomento per argomento, le modalità tecnico - operative con le quali i professionisti dovranno interagire dal 1 luglio 2016.
Il primo approfondimento è dedicato alle notifiche degli avvocati tramite PEC (L. 53/94) che il DPCM 40/2016 sopra richiamato, espressamente disciplina agli articoli 8 e 14 delle regole tecniche e all’articolo 14 delle specifiche tecniche.
Prima di affrontare la disamina delle norme indicate è bene ricordare che, ai sensi e per gli effetti dell’art. 21 delle disposizioni finali del DPCM 40/2016, anche le regole fissate per le notifiche PEC nel processo amministrativo troveranno la loro applicazione solo a far data dal 1 luglio 2016.
Con la pubblicazione delle regole e specifiche tecniche del processo amministrativo telematico, dal 1 luglio 2016, verrà meno qualsiasi dubbio sulla possibilità, per i difensori, di procedere alla notifica del ricorso in proprio tramite PEC; nel corso degli ultimi anni, infatti, la giurisprudenza amministrativa aveva a volte ammesso e altre volte negato l’utilizzo di tale mezzo di notifica. Il Consiglio di Stato, sezione terza, con la decisione del 20 gennaio 2016 n. 189, aveva persino sostenuto l’inesistenza della notifica PEC nel processo amministrativo proprio in mancanza delle regole tecniche e specifiche tecniche del PAT ritenendo che nel processo amministrativo non potessero applicarsi le regole tecniche e specifiche tecniche del processo civile telematico.
L’articolo 14 delle regole tecniche del PAT dispone che, anche dinanzi la giustizia amministrativa, i difensori possono eseguire la notificazione a mezzo PEC a norma dell'articolo 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53.
Il comma 2 dell’art. 14 delle regole tecniche del PAT dispone che le notificazioni di atti processuali alle amministrazioni non costituite in giudizio debbano essere eseguite agli indirizzi PEC di cui all’articolo 16, comma 12, del decreto legge 179/12 convertito con modificazioni dalla legge 221/12, fermo restando quanto previsto, anche in ordine alla domiciliazione delle stesse, dal regio decreto 30 ottobre 1933, n. 1611, in materia di rappresentanza e difesa in giudizio dello Stato.
Ciò significa che i difensori dovranno effettuare le notifiche PEC utilizzando, esclusivamente, l'indirizzo PEC risultante dai pubblici elenchi e potranno procedere solo se l’indirizzo PEC del destinatario risulti anch’esso da pubblici elenchi; la disposizione è analoga a quella vigente per le notifiche PEC nel processo civile. A tal proposito è opportuno ricordare quali sono, ad oggi, i pubblici elenchi attivi e validi ai fini dell’estrazione dell’indirizzo PEC del destinatario:
1) REGISTRO PP.AA
Registro contenente gli indirizzi di Posta Elettronica Certificata delle Amministrazioni pubbliche ai sensi del decreto legge 179/2012 art 16, comma 12, consultabile esclusivamente dagli uffici giudiziari, dagli uffici notificazioni, esecuzioni e protesti, e dagli avvocati.
Il completamento di tale elenco era stato fissato per il 30 novembre 2014, termine questo stabilito dall’art. 47 n. 1 del decreto legge 90/2014 convertito con la legge 114/14 n. 114 pubblicata in G.U. il 18 agosto 2014 ed in vigore dal 19 agosto 2014; ad oggi però tale pubblico elenco contiene solo una piccola parte degli indirizzi PEC della PA per cui, non essendo più possibile ricavare gli indirizzi PEC dal sito www.indicepa.gov.it (il quale non è più pubblico elenco valido per estrarre gli indirizzi PEC delle PA per effetto delle norme sopra richiamate) sarà questo uno degli ostacoli più grandi che i professionisti incontreranno per procedere alla notifica dell’atto amministrativo tramite PEC ai sensi della legge 53/94.
Tale registro non è liberamente consultabile, essendo necessaria l’identificazione c.d. “forte” tramite token crittografico (esempio: smart card, “chiavetta USB”) contenente un certificato di autenticazione.
E’ possibile consultare l’elenco tramite l’area riservata del Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia.
2) REGISTRO IMPRESE
Previsto dall’articolo 16, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009 n. 2 e, oltre a contenere ii dati (costituzione, modifica, cessazione) di tutte le imprese con qualsiasi forma giuridica e settore di attività economica, con sede o unità locali sul territorio nazionale, nonché gli altri soggetti previsti dalla legge, contiene delle stesse anche gli indirizzi PEC.
La consultazione di tale elenco è libera ed è possibile consultare l’elenco raggiungendo l’indirizzo internet httpwww.registroimprese.it
3) INDICE NAZIONALE DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (INIPEC)
Previsto dall’art. 6-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82, è possibile trovare al suo interno gli indirizzi PEC dei professionisti e delle imprese presenti sul territorio italiano; viene aggiornato con i dati provenienti dal Registro Imprese e dagli Ordini e dai Collegi di appartenenza, nelle modalità stabilite dalla legge.
La consultazione di tale elenco è libera ed è possibile consultare l’elenco raggiungendo l’indirizzo internet httpswww.inipec.gov.it
4) ReGIndE
E’ il Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE), gestito dal Ministero della Giustizia, contiene i dati identificativi nonché l’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) dei soggetti abilitati esterni, ovverossia:
- appartenenti ad un ente pubblico
- professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge
- ausiliari del giudice non appartenenti ad un ordine di categoria o che appartengono ad ente/ordine professionale che non abbia ancora inviato l’albo al Ministero della giustizia (questo non si applica per gli avvocati, il cui specifico ruolo di difensore implica che l’invio dell’albo deve essere sempre fatto dall’Ordine di appartenenza o dall’ente che si difende).
Tale registro non è liberamente consultabile, essendo necessaria l’identificazione c.d. “forte” tramite token crittografico (esempio: smart card, “chiavetta USB”) contenente un certificato di autenticazione.
Ciò premesso è possibile consultare il ReGIndE sia tramite funzionalità disponibili nei Punti di Accesso (PDA) privati sia tramite l’area riservata del Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia.
E’ opportuno ricordare che ove l’indirizzo PEC del mittente e del destinatario non sia presente in uno dei pubblici elenchi sopra indicati la notifica dell’atto amministrativo sarebbe nulla trovando applicazione quanto disposto dall’art. 11 della legge 53/94.
L’atto, la procura alle liti e la relata di notificazione da notificarsi tramite PEC
L’atto da notificarsi tramite PEC dovrà essere creato dal professionista con il programma di video scrittura e poi direttamente trasformato in file PDF senza scansione; vero è che l’art. 12 delle specifiche tecniche prevede quale formato consentito anche il testo piano senza formattazione (estensione TXT) e il testo formattato (estensione RTF) ma ritengo opportuno suggerire ai Colleghi l’utilizzo del formato PDF ottenuto senza scansione trattandosi di formato già noto essendo il medesimo utilizzato per il deposito degli atti nel processo civile telematico.
L’atto, una volta trasformato in PDF senza scansione, dovrà essere sottoscritto esclusivamente con firma digitale PadEs BES e ciò ai sensi dell’art. 12 comma 6 delle specifiche tecniche PAT, non essendo consentito nel PAT l’utilizzo della firma digitale CAdEs quella ciò che aggiunge al file l’estensione .p7m. Tutti i dispositivi di firma digitale consentono questa tipologia di firma (chiamata anche “FIRMA PDF”) che il professionista inserisce direttamente all’interno del PDF da sottoscrivere digitalmente.
Quanto alla procura alle liti, massima dovrà essere l’attenzione del professionista: rispetto alla normativa vigente nel PCT riconducibile all’applicazione di quanto disposto dall’art. 83 c.p.c., nel PAT bisognerà procedere diversamente quanto, ad esempio, alla modalità dell’attestazione di conformità della copia informatica della procura (da notificare o depositare telematicamente) all’originale cartaceo.
A differenza del PCT – nel quale ai fini dell’attestazione di conformità della procura la sola apposizione della firma digitale ex art. 83 c.p.c. è autosufficiente, non prevedendosi una dichiarazione espressa da parte dell’avvocato – l’art. 8, comma 2 delle regole tecniche del PAT prevede che “Nei casi in cui la procura è conferita su supporto cartaceo, il difensore procede al deposito telematico della copia per immagine su supporto informatico, compiendo l'asseverazione prevista dall'articolo 22, comma 2, del CAD con l'inserimento della relativa dichiarazione nel medesimo o in un distinto documento sottoscritto con firma digitale”; al riguardo, si evidenzia che tale espressa previsione implica, l’applicazione dell’art. 4, comma 3 del DPCM 13/11/2014, con la conseguente necessità di indicare, nel corpo della dichiarazione ex art. 22, comma 2 CAD, l’impronta della copia informatica ed il riferimento temporale: l’HASH a volte ritorna!
Se la procura alle liti originale è, quindi, cartacea, il difensore dovrà autenticare la firma autografa dell’assistito apponendo la propria firma autografa, scansionare e ottenere copia informatica della procura alle liti, attestare nella relata di notifica la conformità della stessa all’originale cartaceo inserendo apposita dichiarazione e indicando l’impronta (hash) della copia informatica e il riferimento temporale.
Se la procura alle liti è invece rilasciata direttamente su documento informatico (il cliente è a sua volta munito di firma digitale) il difensore si limiterà a sottoscrivere digitalmente anch’esso il documento informatico dopo che lo stesso sarà stato sottoscritto digitalmente dalla parte.
E’ naturale che, dovendosi sempre applicare l’art. 12 comma 6 delle specifiche tecniche, tutte le sottoscrizioni digitali dovranno essere in formato PadEs BES.
Gli articoli 8 comma 4 delle regole tecniche e l’articolo 14 comma 4 delle specifiche tecniche del PAT precisano poi che in presenza di più procure (ad esempio in caso di ricorso collettivo) è possibile l’allegazione all’atto notificato di uno o più documenti contenenti la scansione per immagini di una o più procure.
La procura alle liti si considera apposta in calce all'atto cui si riferisce:
a) quando è rilasciata su documento informatico separato depositato con modalità telematiche unitamente all'atto a cui si riferisce;
b) quando è rilasciata su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine, depositato con modalità telematiche unitamente all'atto a cui si riferisce.
Quanto, da ultimo, alla relata di notifica, anche quest’ultima dovrà essere creata dal professionista con il programma di video scrittura, poi direttamente trasformata in file PDF senza scansione e firmata digitalmente nel formato PadEs BES; dovrà contenere:
a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell’avvocato notificante;
b) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;
c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
d) l’indirizzo di posta elettronica certificata a cui l’atto viene notificato;
e) l’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
f) l’attestazione di conformità ex art. 8, comma 2 delle regole tecniche del PAT.
g) per le notificazioni effettuate in corso di procedimento dovrà, inoltre, essere indicato l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo (art. 3 bis comma 6 della L. 53/94).
Prima di inviare la PEC destinata alla notifica il professionista dovrà accertarsi di aver selezionato, quale TIPO DI RICEVUTA DI AVVENUTA CONSEGNA, quella COMPLETA, così come previsto dal comma 3 dell’articolo 14 delle regole tecniche PAT.
La prova dell’avvenuta notifica tramite PEC
Il comma 6 dell’articolo 14 delle regole tecniche PAT dispone che, ove la notificazione sia stata eseguita tramite PEC ai sensi dell’art. 3 bis della L. 53/94, la prova della notificazione è fornita con modalità telematiche. Ciò significa che l’avvocato dovrà depositare telematicamente le ricevute di accettazione e consegna in formato .eml o .msg. con le modalità previste dagli articoli 6,7 e 8 delle specifiche tecniche del PAT e quindi mediante PEC o mediante caricamento diretto attraverso il sito istituzionale (upload), con la precisazione che l’upload sarà possibile solo nel caso in cui non sia possibile, per comprovate ragioni tecniche, il deposito con PEC, come attestato dal messaggio di cui all'articolo 7, comma 7, o nel caso in cui la dimensione del documento da depositare superi i 30 MB.
Solo ove non sia possibile fornire la prova della notifica tramite PEC con modalità telematiche per effetto della oggettiva indisponibilità del SIGA, l’avvocato potrà procedere attenendosi a quanto disposto dall’art. 9 comma 1 bis della legge 53/94 e quindi dovrà stampare il messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna e ne attesterà la conformità ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell'articolo 23, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (codice dell’amministrazione digitale).
Il comma 4 dell’articolo 14 delle regole tecniche prevede poi che il difensore debba depositare telematicamente, oltre al ricorso e alle ricevute di accettazione e consegna, anche la relazione di notificazione e la procura alle liti.
Giudizio avverso gli atti di esclusione dal procedimento preparatorio per le elezioni comunali, provinciali e regionali.
Nei casi di cui all’articolo 129, comma 3 lettera a) del Codice del Processo Amministrativo, il ricorso redatto nella forma del documento informatico può essere notificato anche direttamente dal ricorrente ai sensi dell’articolo 3 bis della legge 53/94, in quanto compatibile e ciò in quanto l’articolo 14 comma 7 delle specifiche tecniche del PAT prevede che nel ricorso elettorale di cui all’articolo 129, comma 3 lettera a) del Codice del Processo Amministrativo, il ricorrente se in possesso di firma digitale e di indirizzo PEC può effettuare la notifica del ricorso a mezzo PEC nei confronti dei destinatari con indirizzi PEC risultanti dai pubblici elenchi.
In questo caso la segreteria dell’Ufficio giudiziario adito, non appena ricevuto il deposito del ricorso elettorale con modalità telematiche, provvede alla sua immediata pubblicazione sul sito istituzionale, nell’area “Ricorsi elettorali” accessibile a tutti senza necessità di preventiva autenticazione.

Fonte: www.quotidianogiuridico.it/Processo amministrativo telematico: le notifiche tramite PEC| Ipsoa